どれも、歯科医院では珍しい話ではありません。
ただ、こうした小さな離脱が積み重なると、数か月後の予約表に、静かに空白が増えていきます。
院長先生、本日は何件キャンセルがありましたか？
1件でしょうか。
2件でしょうか。
仮に、1枠あたりの売上が1万円。
当日キャンセルが月5件あれば、年間でおよそ60万円という損失になります。※
しかも、これは空いた枠だけの話です。
その後、再予約されない。
治療が止まる。
メンテナンスにも戻らない。
そう考えると、実際の損失はもっと大きいかもしれません。
新患を増やすこと、それはもちろん重要です。
ですがまず、せっかく集めた患者さんが無駄にならないように、「キャンセル対策」にしっかり取り組む必要があります。
本日もキャンセルがあった歯科医院様は、是非、最後までお読みください。
今まで頭の片隅にあった悩みが、解消されるはずです。
※月5件、1枠あたりの想定売上1万円として算出した試算例です。実際の金額は診療内容や予約状況によって異なります。
新規患者を集めることは、もちろん大切です。
新患を増やす。広告を出す。ホームページを改善する。
これらは大切な予算を費やしてでも、必ずやらなければなりません。
ですが院長先生。
せっかく広告費をかけて集めた患者さんが、予約を忘れ、キャンセルになり、そのまま戻ってこない。
この状態を放置したまま、さらに新患集客へ費用をかけ続けることが、本当に正しい順番でしょうか。
新患を一人獲得するには、広告費も時間もかかります。
問い合わせが入っても、予約につながるとは限りません。
また、予約が入っても実際に来院するとは限りません。
一方で、すでに予約をしている患者さんは、医院を知り、選び、来院する意思まで示してくれています。
その患者さんをキャンセルで失わない。
まず、ここに取り組む方が、売上改善までの距離は短いはずです。
もちろん新規集患を止める必要はありません。
ただ、それと同時に今あるキャンセルを減らす体制を、取り入れるべきです。
実際、令和8年度診療報酬改定では、選定療養の「予約に基づく診察」に限り、患者都合による直前キャンセル料の取扱いが示されました。
もちろん、すべての歯科医院が自由にキャンセル料を請求できるという話ではありません。
ただ、国が制度上の取扱いを示すほど、直前キャンセルが医療機関にとって無視できない問題になっているということです。
だからこそ、患者さんを罰則で縛る前に、まずはキャンセルを防ぐ仕組みを整える。
こちらの方が、現実的な対策です。
キャンセルの電話が入れば、
「次回のご予約はどうされますか？」
と受付スタッフが確認する。すると患者さんは、
「予定を確認して、また連絡します」
と答える。ですが、その「また連絡します」は、本当に戻ってくるでしょうか？
正直に言えば、そのまま連絡が来ないことも多いはずです。
受付スタッフも、決して放置したいわけではありません。
あとで連絡しようと思っていても、次の患者さんが来る。電話が鳴る。会計が重なる。診療が終わる頃には、キャンセルした患者さんのことまで追いかけられない。
これはスタッフの頑張りが足りないのではありません。
マンパワーと、その場の対応だけに任せていること自体に限界があるのです。
院長先生の頭ではわかっているのですが、先程もお伝えしたように、マンパワーでは限界があります。
ですが、この問題を解決するために、すでに当たり前のように使われている方法があります。
リピステップは、LINEを使って、予約前の案内からキャンセル後の再予約までを仕組み化する、歯科医院向けのキャンセル対策サービスです。
ここから詳しく「リピステップ」についてご説明します。
公式LINEを持っている歯科医院は、今では珍しくありません。
ですが、そのLINE。
休診日の案内やキャンペーンのお知らせを送るだけになっていないでしょうか？
それでは、正直もったいないです。
リピステップで活用するLINEの本当の強みは、多くの患者さんが日常的に使っている連絡手段であること。
わざわざメールを開いてもらう必要もありません。
院長先生も、普段LINEをお使いではないでしょうか？
連絡の早さや確認のしやすさ。その便利さは、すでに実感されていますよね。
実際、LINEの国内月間利用者数は1億人を超え、日本人口の約80％以上が利用しています。
さらに、LINE公式アカウントから届いたメッセージは、約8割がその日のうちに確認されるという調査結果もあります。※
つまりLINEは、若い人だけが使う特別なツールではありません。
多くの患者さんが、すでに毎日のように開いている場所なのです。
もちろん、リピステップだけですべてが解決するとは考えていません。
電話やリコールはがきで、患者さんにお知らせするのは有効な手段だと思います。
ですが、電話はつながらない。
はがきは読まれたか分からない。
そして毎回、スタッフが一人ずつ対応するには限界があります。
だからこそ、電話やはがきをやめるのではなく、リピステップによるLINEの患者フォローを加える。
今までスタッフの頑張りに頼っていた患者フォローを、続けられる形に「仕組み化」するためです。
ここまで読んで、
「仕組みは良さそうだけど、新しいツールを導入するのは大変そうだ」
「結局、スタッフの仕事が増えるのではないか」
そう感じた院長先生もいらっしゃると思います。
ですが、ご安心ください。
リピステップを導入するために、医院のやり方をすべて変える必要はありません。
今使っている予約方法も、受付の流れも、できるだけそのまま。
ただ、ここで、
「患者さんは本当にLINEに登録してくれるのか？」
と不安に思われた院長先生もいると思います。
たしかに、ただ「LINEに登録してください」とお願いするだけでは、患者さんはなかなか動きません。
だからこそ私たちは、患者さんへ案内するタイミングや、どのような言葉でお伝えするのかまで、医院ごとの院内導線として設計します。
実際に、私たちが設計した院内導線を取り入れることで、LINE登録者を増やしてきた医院も複数あります。
私たちは、リピステップを導入することで、受付スタッフの仕事を増やしたいわけではありません。
むしろ逆です。
今まで忙しさの中で後回しになり、そのまま失っていた患者さんを、今のスタッフ体制のまま戻せる状態に変えたいのです。
面倒な設定も、導線づくりも、文面作成も、すべてこちらで引き受けます。
新しい仕組みに医院を合わせるのではありません。
今の医院の流れに合わせて、患者さんが戻る仕組みを組み上げる。
それが、リピステップです。
今のスタッフ体制のまま、きちんと戻せる状態をつくるための仕組みです。
正直にお伝えします。
そもそもLINEの設定代行や、予約前にお知らせを送るサービスはすでにあります。
ですが、LINEを作り、メッセージを送れる状態にしただけでは、キャンセル対策にはなりません。
リピステップがつくるのは、
LINEだけを用意しても、誰に、いつ、何を届けるのかが決まっていなければ、結局使われなくなります。
患者さんから返信が来たとき、スタッフはどう対応するのか。
院内で誰が、どこまで行うのか。
そこまで決めて、初めて現場で動く仕組みになります。
私たちが提供するのは、公式LINEのアカウントではありません。
キャンセルを防ぎ、患者さんが戻りやすくなる「患者フォローの仕組み」そのものです。
患者さんが自分から思い出し、連絡し、戻ってくるのを待つのではありません。
医院側から、戻りやすい流れを先に用意しておくのです。
そして、その仕組みを実際に動かすためには、LINEを作るだけでは足りません。
患者さんに登録してもらい、必要な案内が実際に届く状態まで整える。
ここまでやって、初めて仕組みとして動き始めます。
この仕組みの価値は、実際に触っていただくと、よりはっきり分かります。
そこで！
ここまでお伝えしてきたキャンセル対策の仕組みを、院長先生ご自身のスマートフォンで確認できる「リピステップ」の無料デモをご用意しました！
ぜひ、患者さんの立場になって操作してみてください。
おそらく、
「これなら患者さんも迷わない」
「この流れなら、キャンセル後も戻ってきてもらえそうだ」
「うちでもすぐに使いたい」
そう感じていただけるはずです。
さらに無料体験では、現在の予約状況やキャンセル後の対応についても簡単にお伺いします。
自院では、予約前の対策が必要なのか。
キャンセル後の再予約フォローを優先すべきなのか。
それとも、未予約のまま止まっている患者さんへの案内から始めるべきなのか。
実際のデモを見ながら、自院ではどこから整えるべきかまで確認していただけます。
私たちが作っているのは、見栄えのよいLINEではありません。
まずは無料で体験し、自院に本当に必要な仕組みかどうかをご自身で確かめてください。
院長先生。
LINEを作るだけなら、もっと安いサービスはあると思います。
ですが、初期費用の金額だけで判断する前に、どこまで対応してもらえるのかを見比べてみてください。
たしかに、LINEの初期設定だけであれば、A社のような安価なサービスでも対応できます。
ですが、安さだけで選び、LINEを作っただけで終わってしまえば、キャンセル対策として機能しない可能性があります。
一方で、予約管理やレセコン連携まで含めた高機能なシステムを求めるなら、B社のような選択肢もあります。
しかし、リピステップが目的としているのは、そのどちらでもありません。
今ある予約方法を生かしながら、患者さんのキャンセルを防ぎ、キャンセルになった後もそのまま離脱させず、再予約へ戻すこと。
そのために必要な患者フォロー導線を、医院ごとに設計するサービスです。
私たちが作るのは、公式LINEのアカウントではありません。
患者さんが予約を忘れず、キャンセルになってもそのまま離れず、もう一度医院へ戻ってこられる仕組みです。
私たち歯科医療総研は、約15年にわたり、歯科業界に特化して医院経営や患者対応を見てきました。
だからこそ、当日キャンセルの本当の損失は、空いた一枠の売上だけではないと考えています。
その時間のために確保していたチェア、歯科医師やスタッフの時間、治療に向けて行った準備。
さらに、その患者さんが再予約をせず、治療や定期検診まで止まってしまえば、失う金額は一枠分では終わりません。
診療内容にもよりますが、こうした機会損失まで含めれば、1件のキャンセルが将来的に5万円規模の損失につながることも十分に考えられます。
リピステップは、ただLINEを設定するだけのサービスではありません。
Google公式のAI実践カリキュラムを修得した「Google認定AIプロフェッショナル資格」を持つ担当者が、医院ごとのキャンセル状況や患者フォローの流れを確認。
予約前、キャンセル後、未予約、定期検診離脱など、患者さんの状況を整理し、必要な情報をデータとして扱える形に整えます。
そのデータをもとに、誰に、いつ、どのような案内を届けるのかを設計。
導入後も、どの案内に反応があったのか、どこで患者さんが止まりやすいのかを見ながら、配信文面や導線を改善していきます。
感覚だけに頼るのではなく、AIとデータを使って、患者さんが戻りやすい仕組みへ育てていく。
これが、AIの専門性を生かしたリピステップの構築です。
仮に、月に一件でも当日キャンセルを防ぐことができたら。
あるいは、キャンセル後に離れていた患者さんを再予約へ戻すことができたら。
その後の治療や定期検診まで含めれば、月額費用に近い価値を取り戻せる可能性があります。
何十人もの新患を増やさなければ、元が取れないサービスではありません。
今まで失っていた患者さんを、毎月一人でも二人でも戻す。
その積み重ねによって、十分に費用回収を目指せる仕組みだと考えています。
ただし、医院ごとに状況を確認し、それぞれに合った導線を構築するため、一度に何十医院もお受けすることはできません。
先着数に達した時点で、今回のキャンペーン価格での募集は終了します。
-
はい。現在お使いの公式LINEを確認したうえで、必要な設定や導線を追加していきます。
すでに登録している患者さんへの配信方法や、今後新しく登録してもらうための院内導線も含めて設計します。 -
基本的には、現在お使いの予約方法を生かして導入します。
リピステップは、新しい予約管理システムへ入れ替えるサービスではありません。
今ある運用を大きく変えずに、予約前の案内やキャンセル後の再予約フォローを追加していきます。 -
医院側でお願いするのは、患者さんへのLINE登録案内と、返信があった際の通常対応が中心です。
毎回の配信文面を考えたり、送る患者さんやタイミングをその都度判断したりする必要はありません。
今のスタッフ体制のまま続けられる形を前提に設計します。 -
ただ「登録してください」とお願いするだけでは、なかなか登録してもらえません。
そのため、どのタイミングで、どのような理由を伝えて登録してもらうのかまで院内導線として設計します。
登録用の案内や、スタッフの声かけ方法も一緒に整えます。 -
すべてのやり取りを自動化するサービスではありません。
予約前の案内や、キャンセル後に再予約を促すきっかけは仕組み化しますが、患者さんから個別の相談や返信があった場合は、医院での対応が必要です。
患者さんとの関係を損なわない範囲で、仕組み化できる部分を整えます。 -
キャンセル数や再予約数を保証するものではありません。
患者層や現在の予約状況、院内での案内方法によって結果は異なります。
だからこそ、導入して終わりではなく、患者さんの反応を見ながら文面や導線を改善していきます。 -
いいえ。
現在のキャンセル状況、予約方法、患者層、スタッフ体制などを確認し、医院ごとに必要な導線を設計します。
予約前のキャンセル対策を優先する医院もあれば、キャンセル後の再予約や、未予約患者へのフォローから整える医院もあります。
まずは現在の状況を確認し、どこから始めるべきかをご提案します。 -
はい。月額運用サポートは、いつでも解約していただけます。
ただし、リピステップは導入して終わりではなく、患者さんの反応を見ながら、配信文面や導線を改善していくサービスです。
短期間では十分な効果を判断しにくいため、導入後すぐの解約はおすすめしていません。
医院に合った仕組みへ育てていくためにも、一定期間は継続して運用していただくことをおすすめします。
